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Berufsprofil Sekretärin: Von der Tippse zur Office Managerin

Sie ist oft entweder die gute Seele eines Unternehmens oder der gefürchtete Hausdrachen, der den Weg zum Chef notorisch versperrt: Die Sekretärin. Während die Vorzimmerdamen früher häufig als Tippsen belächelt wurden, gelten sie heute als Multitasking-Genies.

Kein Wunder, denn die Anforderungen an den Job sind gewaltig gestiegen, ebenso wie das Ansehen. Wer Sekretärin werden will, sollte eigenverantwortliches Arbeiten, betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und soziale Kompetenz im Gepäck haben.

Der Beruf der Sekretärin ist immer noch ein typischer Frauenjob. Doch wer heute das Vorzimmer einer Führungskraft managt, ist in der Regel eine hoch qualifizierte Mitarbeiterin. Wobei die Berufsbezeichnung etwas in die Jahre gekommen ist: In traditionellen Firmen verwendet man zwar nach wie vor den Begriff Sekretärin, in international ausgerichteten Unternehmen beschäftigt man hingegen eher Assistentinnen oder Office Managerinnen.

Einer der Hauptunterschiede zu früher ist die weitgehende Abschaffung des Diktats, zumindest in Wirtschaftsunternehmen. Der Chef gibt heute meist nur Stichworte vor, die Sekretärin formuliert selbst. Auch Stenografieren ist keine unabdingbare Voraussetzung mehr. Stattdessen sind umfassende EDV-Kenntnisse, Fremdsprachen sowie betriebswirtschaftliches Basiswissen gefragt. Insgesamt arbeiten Office Managerinnen heute wesentlich selbstständiger, was unter anderem auch damit zusammenhängt, dass Unternehmen nicht mehr so hierarchisch aufgebaut sind wie früher.

Eine gute Sekretärin sollte kommunikative und soziale Kompetenzen mitbringen. Organisationsstärke und fachliches Hintergrundwissen zum Tätigkeitsfeld ihres Vorgesetzten oder Teams sind ebenfalls überaus wichtig. Die höchsten Popularitätswerte innerhalb der Firma muss die Vorzimmerdame allerdings nicht besitzen. Eher im Gegenteil: Eine gewisse Distanz zu den Mitarbeitern ist notwendig, um sich zu behaupten.

Da die intensive Arbeitsbeziehung zwischen Führungskraft und Sekretärin auf Vertrauen basiert, sollten beide regelmäßige Arbeitsgespräche führen und klare Regeln für eigenständiges und abgestimmtes Handeln vereinbaren.

Quelle: diepresse.com
Bild: John Hall & Associates (Flickr)

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