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Die Personalakte: Was muss rein und was darf nicht rein?

Obwohl jeder Arbeitnehmer eine Personalakte hat, wissen viele nicht, was drin steht – oder was überhaupt drin stehen darf. Generell gibt die Personalakte Auskunft über den innerbetrieblichen Werdegang sämtlicher Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Genaue Regelungen zu Form und Inhalt fehlen jedoch weitgehend.

In der Personalakte werden sämtliche Informationen und Unterlagen gesammelt, die der Arbeitgeber benötigt, um sein Personalbüro verwalten zu können. Der Inhalt der Personalakte reicht von den Bewerbungsunterlagen bis hin zu den sozialversicherungsrechtlich relevanten Unterlagen. Wie Christian Götz von der Gewerkschaft Verdi in Berlin erklärt, gibt es keine gesetzlichen Vorschriften, welche Informationen auf jeden Fall in die Personalakte rein müssen. 'Aber der Arbeitsvertrag gehört dazu, er ist schließlich die Grundlage des Arbeitsverhältnisses', so Götz. Außerdem sollten Zertifikate von Weiterbildungen, Zeugnisse, Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen in der Personalakte aufgehoben werden – und auch Abmahnungen.

Allerdings gibt es auch Tabus bei der Personalakte. 'Der Arbeitgeber darf zum Beispiel keine Listen mit Krankentagen und Krankheitsgründen führen und in der Personalakte aufheben', erklärt Martina Perreng, Arbeitsrechtsexpertin beim Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) in Berlin. Auch Notizen des Vorgesetzten über das Arbeitsverhalten des Mitarbeiters haben in der Personalakte nichts verloren. Während in der Personalakte vermerkt werden kann, wenn ein Arbeitnehmer Betriebsratsmitglied ist, sei eine reine Kandidatur für den Betriebsrat keine Information für die Personalakte, sagt Götz.

Wie der Experte für Arbeitsrecht erklärt, kann man sich an folgender Faustregel orientieren: 'Was man im Vorstellungsgespräch gefragt werden darf, darf auch in die Personalakte und was nicht gefragt werden darf, hat auch dort nichts verloren.' Übrigens haben Arbeitnehmer jederzeit das Recht, ihre Personalakte einzusehen.

Quelle: rp-online.de, personaler-online.de
Bild: Claudia Hautumm (Pixelio)

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