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Virtuelle Sekretärin: flexible Lösung für Büroorganisation

Wer in seinem Beruf viel unterwegs ist, hat das Problem, wie er oder sie die Anrufbeantwortung und die Ausführung sonstiger organisatorischer Aufgaben im Büro in Abwesenheit gewährleistet – eine virtuelle Sekretärin bietet dabei eine gute Lösungsmöglichkeit.

Es handelt sich dabei um einen ausgelagerten Sekretariats-Service, der Berufstätigen, die selten im Büro sind, mehr Flexibilität erlaubt. Es liegt auf der Hand, dass Abwesenheit im Büro keinen ausreichenden Grund liefert, telefonische Anfragen, E-Mails und Faxe von Kunden und Vertragspartnern unbeantwortet zu lassen.

Für gewöhnlich übernimmt eine Sekretärin die entsprechenden Aufgaben und gewährleistet somit das reibungslose Funktionieren des Unternehmens. Es kann aber durchaus sein, dass bei Existenzgründern und Kleinunternehmern nicht genug Geld da ist, um sich einen solche Büroassistenz zu leisten.

Denn eine Sekretärin braucht nicht nur Gehalt, sondern auch einen eigenen Platz zum Arbeiten. In der Urlaubszeit und im Krankheitsfall stellt sich für den Kleinunternehmer zudem wieder die Frage, wie man die Anrufbeantwortung organisieren soll.

Eine virtuelle Sekretärin kennt keine dieser Einschränkungen. Beim Sekretariats- Service sitzt die Sekretärin nicht im Unternehmensbüro, sondern an einem anderen Ort, wo sie weitergeleitete Anrufe empfängt. Das gleiche gilt selbstverständlich auch für die Beantwortung von E-Mails und Faxanfragen und das Verschicken von entsprechendem digitalem Informationsmaterial an die Kunden.

Die Beantwortung von Anfragen ist bei einem solchen Sekretariats-Service unabhängig von Krankheit und Urlaub stets gewährleistet. Sicherlich ist es besonders wichtig, dass sich der Unternehmer und die virtuelle Sekretärin über das Geschäftliche genau absprechen, damit keine Missverständnisse entstehen.

Bei guter Abstimmung darüber, welche Anfragen wie beantwortet werden müssen, und was ansonsten zu beachten ist, kann man sicher sein, dass eine virtuelle Sekretärin ihre Aufgaben mindestens genau so gut wie eine herkömmliche Büroassistentin erledigt.

Quelle: misterinfo.com
Bild: monkeyc.net (Flickr)

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